SheduleB - моя система тайм-менеджмента

Планирование своего времени - необходимый навык для специалиста в любой области. Это является одним из ключевых факторов достижения успеха, помимо желания и трудолюбия. Под катом вы найдете систему планирования и некоторые наблюдения, которыми я хочу поделиться с вами :D

Что следует знать о себе и своей эффективности

Перед тем, как приступать к планированию своего времени, следует взять за правило несколько вещей:

1. Чтобы эффективно работать, нужно эффективно отдыхать.

   Попробуйте неделю поработать без перерывов и развлечений. Вы без сомнений многое успеете сделать, но сможете ли вы восстановиться на выходных? И сможете ли вы еще раз повторить такую напряженную рабочую неделю? Если вы будете работать на пределе своих возможностей, это приведет к переутомлению, а следовательно к невозможности эффективно работать какое-то время.
   
   Люди, близкие к спорту, давно изучили эту тему и выявили определенные закономерности: чем сильнее спортсмен выложится на тренировке, тем дольше он будет восстанавливаться и тем сильнее возрастут его способности. Но если спортсмен будет работать на износ, это приведет к физической травме, либо к отвращению к тренировкам. Так же спортсменами установлено, что при прекращении тренировок, возможности спортсмена падают точно с такой же скоростью, с которой он их наращивал. Т.е. чем больше спортсмен повышал свои нагрузки за определенный промежуток времени, тем быстрее тело будет "отвыкать" от таких нагрузок в случае прекращения тренировок. Точно такие же принципы соблюдаются и в умственном труде.
   
   Приведу всем знакомый пример:
   Всем знакомо такое понятие, как "ночь перед экзаменом". Вы из шкуры вон лезете ради хороший оценки. Вы эффективно изучаете огромный объем информации за малый промежуток времени. И как только вы сдали экзамен и расслабились, все то, что вы с таким трудом учили, начинает стремительно забываться. Если бы вы понемногу и регулярно учились в течении всего курса, то ваши знания стали бы гораздо обширнее и забывались за гораздо меньшей скоростью.

2. Ваше расписание зависит от ваших задач и их приоритетов.

   Отбросьте мысль о том, что следует лишь один раз определиться с расписанием, чтобы эффективно использовать свое время. Вы должны планировать свою жизнь каждый некоторый промежуток времени (для меня - это одна неделя). Это нужно для того, чтобы всегда уделять внимание приоритетным задачам.

3. Ярость и спокойствие - ваши рабочие ресурсы.

   Поддерживайте в себе спокойствие, чтобы работать долго, но жертвуйте им, если вам предстоят критично важные и сложные задачи, ограниченные по времени выполнения. Яркий пример - неделя перед экзаменом, когда вам нужно собраться с духом и работать по максимуму, ради получения зачета.

4. Чем разнообразнее задачи, тем меньше вы устаете и тем эффективнее вы работаете.

   Чем однообразнее ваша работа, тем выше вероятность заскучать, а чем больше вы скучаете, тем хуже работаете. Достигайте своих целей разными путями, используйте разные подходы для достижения успеха. Например, возьмем программирование. Вы можете выделять огромное количество времени, практикуясь в написании совершенного кода, но практика - не единственный способ стать специалистом. Можно читать книги, посещать мастерклассы, обсуждать код с коллегами, смотреть вебинары, проверять чужой код. Можно даже заучить наизусть алгоритмы, чтобы использовать их в своих программах. Но ни один из этих способов не сделает вас профессионалом по одиночке. Не зацикливайтесь на одном! Устали кодить? Тогда пообщайтесь со специалистами на форумах или почитайте книгу. Такой подход значительно повысит вашу эффективность.

В чем заключается моя система

Мой способ планирования заключается в разбиении задач в категории по виду деятельности: Практика, Теория, Зубрежка, Хобби, Спорт, Политика, Мелкие дела. Сортируйте свои задачи по этим блокам и планируйте на их основе свой день. Это очень похоже на игру в кубики. Рассмотрим каждый блок детально: 

• Блок 1 - Практика

  Работа, направленная на практический анализ информации, создание чего-либо или большие эксперименты. Изучение теории допустимо, но исключительно в интересах практики. Т.е. в теории изучаются только те вопросы, которые возникли во время практики.

• Блок 2 - Теория

  Изучение сухой теории и анализ информации без практического применения. Практика допускается, но теория преобладает. В этом блоке выполняются мелкие опыты и эксперименты, чисто в целях обучения.

• Блок 3 - Зубрежка

  Запоминание часто используемой информации для ускорения доступа к ней. Сюда же входит освежение выученного.

• Блок 4 - Хобби

  Изучение иной дисциплины. Я, к примеру, использую этот блок для изучения других языков программирования, знания которых повысит мою квалификацию, но которые я не использую в настоящий момент.

• Блок 5 - Спорт

  Физическая тренировка. Не следить за своим телом - это стремно. Нужно держать себя в форме, чем бы вы ни занимались по жизни. Это воспитывает характер и полезно для здоровья.

• Блок 6 - Политика

  Встречи с другими людьми и установление полезных связей. Все таки человек - существо социальное.

• Блок 7 - Мелкие дела

  Недолгосрочные занятия, которые должны быть выполнены за один подход. Сюда можно отнести такие задачи, как "починить дверцу шкафа" или "вымыть пол на кухне". Кстати, зачастую такие задачи не требуют от вас интенсивной умственной нагрузки, что позволят и отдохнуть, и сделать что-то полезное одновременно.

Для формирования расписания я использую Google-календари. Вот некоторые примеры из моего расписания:

На этой недели я сделал акцент для своем хобби и изучении теории.

А на этой недели я постарался решить как можно больше практических задач, выделив время по отдых в среду и пятницу.

Тут я почти не оставил себе времени для отдыха и работал очень напряженно.

Как ставить перед собой задачи

(Те, кто знают что такое Scrum и Agile-методологии, могут пропустить все то, что написано ниже)

Подход, который описан выше, позволяет равномерно распределить самые разные задачи, не давая вам заскучать и зациклиться, но не объясняет как правильно ставить перед собой задачи. А ведь это довольно важно. Давайте разберемся в этом.

Вам понадобиться 3 листа (это могут быть страницы в органайзере или обычные текстовые файлы на компьютере): ProjectBacklog, SprintBacklog, BacklogStory.

ProjectBacklog

ProjectBacklog - это список задач, которые нам предстоит выполнить. В идеале, вам нужно выполнить их все, но вам не удастся никогда. Вы можете сделать почти все задачи из этого списка, но всегда останется пара мелких дел, которые вы либо не успеваете сделать, либо посчитаете, что в настоящий момент эти задачи не приоритетны.

Пример организации ProjectBacklog:

Очень важно отсортировать ваши задачи по приоритетам в каждом блоке. В примере выше вы видите, что в Блоке 2 задача "Прочитать книгу по программированию на Java" более приоритетна, чем задача "Прочитать книгу по Photoshop". В этом же примере задача "Провести время с сыном" более приоритетна, чем задача "Съездить с друзьями на рыбалку".
Как только вам пришла в голову мысль, что вам следует что-то сделать, то запишите ее в этот список.

"Принцип пошаговой детализации" или "Одна большая задача = 5 маленьких задач"

Предположим, что вы решили осуществить свою давнюю мечту - научиться рисовать. Недолго думая, вы записали эту задачу в свой ProjectBacklog и приступили к выполнению. Однако очень скоро вы заметите, что, во-первых, задача сформулирована очень неточно, а во-вторых очень трудно отслеживать успехи. Для этого распишите свою задачу на несколько задач поменьше. Задачи все еще слишком расплывчаты? Тогда распишите их еще мельче, пока они не покажутся вам абсолютно понятыми (см. задачу "Научиться рисовать" в примере выше).

SprintBacklog

Как только вы составили список задач, которые хотите выполнить, вы должны решить, какими задачами вы будете заниматься в настоящий момент. Отсортируйте ваши задачи в ProjectBacklog, согласно вашим приоритетам, и скопируйте наиболее приоритетные из них в ваш SprintBacklog. Так же установите себе длительность "Спринта" - фиксированного промежутка, в течении которого вы будете работать над задачами из SprinBacklog.

Что нужно знать о длительность спринта

Sprint - промежуток времени, в течении которого вы непосредственно работаете над своими задачами. Вы должны выбрать такой sprint, который будет вами полностью предсказуем. Например, я не могу однозначно сказать, что я буду делать в течении месяца, но могу детально рассказать о том, чем буду заниматься в течении недели. То есть, мой sprint - одна рабочая неделя. Так же очень важно ставить столько задач, сколько помещается в ваш спринт. То есть не стоит пытаться научиться рисовать за одну неделю: такую большую задачу нужно разбить на маленькие подзачи, которые можно выполнить в течении спринта.

Как только вы определились с задачами, которые будете выполнять в спринте, ВЫ НЕ СМОЖЕТЕ ИХ ИЗМЕНИТЬ ДО КОНЦА СПРИНТА. Записывайте задачи, которые встали перед вами во время спринта в ProjectBacklog. В конце спринта вы заново отсортируете ProjectBacklog и вновь запишете в SprintBacklog наиболее приоритетные задачи. Это нужно для того, чтобы вы не теряли концентрации на действительно важных задачах.

BacklogHisory

Вы когда-нибудь чувствовали себя неэффективным, несмотря на усердную работу? Это все потому, что вы не регистрируйте свои успехи. Как только вы выполнили одну из задач из SprintBacklog, то запишите ее в BacklogHisory и поставить дату, когда эта задача была выполнена. Таким образом вы сможете оценивать свою эффективность в каждом спринте. И конечно же, вам будет очень приятно когда-нибудь просмотреть BacklogHisory каждого вашего спринта и похвалить себя. Ведь ничто не греет душу и самооценку так, как осознание собственной продуктивности.

"Количество или качество" - извечный спор

Задачи, которые вы перед собой ставите требуют разного подхода. Вам всегда нужно определиться на чем вы будете концентрироваться: количестве выполненных задач или на качестве их выполнения. Например, вряд ли вы будете скрупулезно изучать весь курс мат. анализа, когда до экзамена осталось меньше недели. Вместо этого вы постараетесь охватить как можно больше вопросов, пуская и в ущерб пониманию. Другой пример: вы строите дом для своей семьи. Очевидно, что вы сделаете все возможное, чтобы дом получился теплым и долговечным, пускай и затратите на это довольно много времени, сил и денег.

Оба этих подхода имею свои плюсы и недостатки. Выбор подхода целиком зависит от характера поставленной задачи. Я считаю, что очень важно определиться с выбором подхода ДО начала решения задачи. Для этого я маркирую блоки двумя метками "Разовый" и "Системный" (можете увидеть это на скриншотах Google-календарей).

• Разовый блок

  Разовый блок может исполнятся, когда необходим сиюминутный результат. Такой подход требует меньше времени, чем системный блок, но результат держится заметно меньше. Иногда требует от вас высокоинтенсивной кратковременной работы. С точки зрения "количество-качество" этот подход дает количество.

• Системный блок

  Системный блок должен выполняться регулярно и должен быть посвящен только одной теме. Системный блок дает больше успехов, чем разовый блок, но требует больше времени. С точки зрения "количество-качество" этот подход дает качество. Можно провести аналогию: фермер регулярно поливает и ухаживает за своим урожаем, но к осени получает огромный результат, который не достигнуть сиюминутной работой.

Итого

Ваш рабочий цикл будет выглядеть так: Поставка задач в ProjectBacklog -> Сортировка ProjectBacklog, согласно сегодняшним приоритетам-> формирование SprintBacklog -> СПРИНТ -> Подведение итогов (BacklogHisory) -> Поставка задач в ProjectBacklog.

Каковы преимущества такого подхода:

1. Вы всегда занимаетесь только тем, что действительно важно.
2. Вы никогда не задаете себе вопрос "А что бы мне сделать теперь?". Вы всегда знаете что для вас приоритетно и что вы должны делать.
3. Вам легко отслеживать свои успехи.

Я пользуюсь этой системой уже больше года и доволен ей. Если вам она показалась слишком сложной, упростите ее! Вы можете перестроить ее так, как вам будет удобно. А если у вас возникли вопросы, замечания или предложения, то поделитесь ими в комментариях. Я буду очень рад услышать ваше мнение.

Огромное спасибо моему преподавателю физкультуры Панасенко Александру Николаевичу за познавательные лекции и моей одногруппнице Поляковой Алене за рецензию и редактирование этой статьи.